• Secrétariat - Assistant.e de direction

    pars à la rencontre de Rosine MICHA, ton informatrice

     

    Quelle est la différence entre un.e secrétaire et un.e assistant.e de direction ?

    A l’origine, la différence se situe surtout à ce niveau: l’assistant.e de direction travaille directement pour le directeur, le patron … il.elle l’assiste alors que le.a secrétaire peut travailler pour d’autres personnes que la direction. Sinon les tâches sont équivalentes. Dès lors, dans la suite du texte j’utiliserai uniquement le vocable assistant.e de direction.

    L’assistant.e de direction est le bras droit de la direction qui lui confie diverses missions et qui attend en retour une exécution et un suivi rigoureux dans un cadre de totale confiance.

     

    Tu cherches un métier aux missions variées avec peu de routine et de la polyvalence ?

    Tu as besoin d’être ordonné.e et méthodique pour bien gérer ton travail ?

    Tu as le sens de la communication et tu aimes être en contact avec de nombreux interlocuteurs.

    Le stress des responsabilités ne t’effraie pas ?

    Tu es quelqu’un de disponible et de dynamique et les heures supplémentaires ne te font pas peur ?

     

    Tu veux en savoir plus sur ce métier ?

     

    Tu peux consulter la description détaillée du métier qui suit et en découvrir davantage sur l’informatrice (c’est une spécialiste du métier qui a également accepté de répondre à tes questions).

  • L’Informatrice de l'OIP :

    Rosine MICHA 

    Assitante de Direction chez ACF Group, fiduciaire de 65 personnes, présente en Wallonie et au Grand-Duché de Luxembourg

  • 6 questions pour Rosine

    pour en savoir plus sur le métier d'assistant.e de direction

  • 1) POURQUOI ce métier ?

    Le métier d'assitant.e de direction amène à comprendre, sur tous les plans, le fonctionnement de la société qui l’occupe.

    Il lui permet également de cerner véritablement l’environnement économique dans lequel évolue la société.

    Ce métier englobe également l’aspect relationnel par les nombreux contacts liés à la grande diversité des tâches exercées et procure ainsi beaucoup de satisfaction.

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  • 2) Avec QUI travaille l'assistant.e de direction ?

    Il.elle travaille seul.e ou avec une petite équipe de 2 à 3 personnes en fonction de la taille de l’entreprise.
    Il.elle se doit d’être toujours disponible pour assister la direction et les cadres de l’entreprise dans l’exécution de leurs tâches.

  • 3) En QUOI consiste la profession

    L’sssistant.e de direction est la personne de confiance d’un ou plusieurs directeurs.

    Il.elle gère les rendez-vous (agenda) et emploi du temps de ces derniers et prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont il.elle fait le compte rendu ou le relevé des conclusions. Il.elle supervise leurs déplacements professionnels.

    Il.elle sélectionne les informations et documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Il.elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires et assure le suivi et gère les priorités. A cet égard, il est souvent nécessaire de trouver le bon dosage entre rapidité d’exécution et la qualité du travail. L’assistant.e doit être avant tout un.e gestionnaire et pas seulement un canal de transmission.

    Il.elle participe à la communication interne et externe via notamment les events.

    Il.elle sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

    Quelles sont les qualités et compétences requises pour un ou une assistant de direction ?

    • La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Ecoute, organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative sont demandés.
    • La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’un.e bon.ne assitant.e de direction.
    • Il.elle a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies multimédia et maîtrise parfois deux langues étrangères.
    • Il.elle doit disposer ou acquérir les connaissances techniques liées à son domaine de travail (droit, comptabilité, finances, commerce, communication, événementiel).
  • 4) OU cette profession s’exerce-t-elle ?

    Elle s’exerce au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, d’associations ou encore de multinationales.

    Les opportunités d’emploi sont donc nombreuses.

  • 5) QUAND exerce-t-on cette profession ?

    On peut l’exercer dès l’obtention d’un diplôme d’Assistant de direction (voir point 6 ci-après).

    Par recrutement interne dans une société avec une bonne densité de personnel aux compétences variées et orientées vers l’assistance ou l’organisation.

  • 6) COMMENT devenir assistant.e de direction

    et rester au top dans sa profession?

    Voici les modalités d’obtention d’un diplôme d’Assitant.e de direction via :

    • L’Enseignement supérieur -Type court:

    Baccalauréat professionnalisant – Haute Ecole- 3 ans- Plein exercice.

    L’ insertion professionnelle peut se faire rapidement dès ce niveau d’études.

    • L’Enseignement de promotion sociale- Niveau supérieur:

    Assistant.e de direction- option langues et gestion (baccalauréat- nouveau dossier pédagogique)

    Niveau supérieur- 3 ans, 3 ans ½, 4 ans- jour ou soir et samedi.

    Pour plus de renseignements sur la filière des études, n’hésite pas à consulter le SIEP (Service d’Information sur les Etudes et les professions) www.siep.be.

     

    Avec de l’expérience professionnelle, l’assistant.e de direction peut se voir confier un service autonome. Il.elle a alors le statut de cadre.

    Au fil de sa carrière, il.elle peut également choisir de se spécialiser dans un domaine (RH, comptabilité, gestion, commercial) ou un type de secteur (juridique, médical…).

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  • Une vidéo de la Province de Luxembourg

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